Ein KI-Agent liest Bestellungen und Abrufe aus E-Mails und PDF-Anhängen, prüft sie wie Ihr Innendienst und bereitet den Auftrag in Ihrem ERP vor.
Angelegt und bestätigt wird erst, wenn ein Mitarbeiter freigibt.
4 Auftragsentwürfe warten auf Ihre Freigabe
Jeden Morgen liegen im Sammelpostfach 30 neue Bestellungen. Die meisten kommen als PDF aus dem System des Kunden, manche als Excel-Liste, einige als kurze E-Mail mit Artikel, Menge und Wunschtermin im Text. Ob das bei Ihnen Auftragserfassung, Auftragsanlage oder Auftragsbearbeitung heißt: Jede dieser Bestellungen überträgt Ihr Team von Hand ins ERP.
Vieles davon steht in keinem System. Welche Kunden nur bei Abweichungen eine Auftragsbestätigung bekommen oder welche Lieferadresse über einen eigenen Debitor läuft, wissen oft nur ein oder zwei Mitarbeiter. Sind sie im Urlaub oder krank, bleiben Bestellungen liegen.
Wo es schnell gehen muss, entstehen Fehler, die erst später auffallen:
Eine Bestelländerung wird als neue Bestellung erfasst, und die Ware geht zweimal raus.
Ein neuer Rahmenvertrag wird angebrochen, obwohl im alten noch Menge offen ist. Danach stimmen die Restmengen bei Ihnen und beim Kunden nicht mehr überein.
Der Lagerbestand sah ausreichend aus, war aber schon für andere Aufträge reserviert.
Das Abtippen ist nur ein Teil der Arbeit, ein großer Teil steckt in den Prüfungen davor. Der Agent übernimmt beides, nach den Regeln Ihres Innendienstes.
Das erledigt der AgentDas entscheidet Ihr Team
Abrufauftrag 4500231877
Position 1
Materialnummer 4410023
Lagerbuchse 20 x 26 x 15
2.400 Stück zu 41,50 Euro je 100 Stück
Liefertermin 06.11.2026
Abruf aus Rahmenvertrag 118
Position 2
Materialnummer 4410031
Halteklammer verzinkt
1.200 Stück
Liefertermin 06.11.2026
Abruf aus Rahmenvertrag 124
Prüfungen
3.000 Stück am Lager, davon 1.800 für andere Aufträge reserviert. Der Wareneingang über 5.000 Stück am 27.10. deckt den Termin.
An Kunde 20417
Auftragsbestätigung zu Ihrem Abrufauftrag 4500231877
| Position 1 | 300210 Lagerbuchse 20 x 26 x 15 | 2.400 Stück | 06.11.2026 |
|---|---|---|---|
| Position 2 | 300214 Halteklammer verzinkt | 1.200 Stück | 19.11.2026 |
Hinweise
Ob Position 2 mit dem neuen Termin bestätigt wird oder der ganze Auftrag auf die Klärung wartet, legt Ihre Regel fest. Im Einzelfall entscheidet Ihr Team bei der Freigabe.
Position 1BestandRahmenPreis
Position 2neuer Termin
Beispiel mit erfundenen Daten
Selbst ausprobieren: In der Online-Demo erfassen Sie eine Bestellung von der E-Mail bis zum Auftrag.
Zur Online-Demo (öffnet in neuem Tab)Kommt zu einer Bestellnummer eine zweite E-Mail, ändert der Agent den bestehenden Auftrag, statt einen zweiten anzulegen. Ist die Ware schon kommissioniert oder geliefert, bereitet er die Antwort an den Kunden vor.
Jeder Abruf geht nach Ihrer Regel in den richtigen Rahmen, etwa zuerst in den ältesten offenen. Nennt der Kunde einen anderen, erklärt der Agent die Abweichung in der Auftragsbestätigung. Reicht der Rahmen nicht, bestätigt er die gedeckte Menge und hält den Rest offen. Fehlt er ganz, geht die Position an Ihr Team.
Der Agent schlägt den frühesten machbaren Termin vor und bereitet die Nachricht an den Kunden vor. Reicht der Bestand nur für einen Teil, verteilt er die Menge auf mehrere Liefertermine.
Ist ein Artikel gesperrt, etwa wegen einer Reklamation, bestätigt der Agent nichts und zeigt Ihrem Team die Sperre samt Notizen. Fehlt noch die Musterfreigabe des Kunden, setzt er die Position auf die Liste offener Fälle.
Schreibt ein Kunde seine Nummern mit anderen Trennzeichen als Ihr ERP oder nennt er nur „Edelstahl“, wo im Artikelstamm „A2“ steht, findet der Agent den Artikel trotzdem.
Wird der Wareneingang eines Artikels unter einer anderen Artikelnummer geführt, etwa als Rohteil oder Bausatz, prüft der Agent die Verfügbarkeit dort.
Läuft die Lieferung an ein Werk im Ausland über einen eigenen Debitor, etwa wegen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wählt der Agent ihn anhand der Lieferadresse aus.
Manche Kunden bekommen nur bei Abweichungen eine Auftragsbestätigung, andere runden Preise auf zwei Nachkommastellen. Der Agent wendet diese Regeln an und meldet nur echte Abweichungen.
Der Agent legt sie mit Rahmenvertragsnummer, Artikel, Menge und Preis an und lässt sie offen. Kalkulation, Laufzeit und Bestätigung bleiben bei Ihrem Team.
Rechenbeispiel
Gehen bei Ihnen täglich 30 Bestellungen ein und braucht Ihr Team je Bestellung 8 Minuten, sind das 4 Stunden Sachbearbeitung pro Tag, also eine halbe Vollzeitstelle.
Der Agent legt im ERP keinen Auftrag an und ändert keinen, den ein Mitarbeiter nicht freigegeben hat. Auftragsbestätigungen und Nachrichten an Kunden gehen ebenfalls erst nach Freigabe hinaus.
Liefertermine schlägt der Agent vor. Zugesagt werden sie mit der Freigabe durch Ihr Team, denn die Verantwortung gegenüber dem Kunden bleibt bei Ihnen.
Die Verarbeitung läuft in Rechenzentren in der EU nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Anbieter des Sprachmodells nutzt Ihre Daten nicht für eigenes Training.
Auftragsentwurf erstellt
Ihr Team
FreigebenAuftrag im ERP, Kunde 20417 erhält die Auftragsbestätigung
Menge: Bestellung, Position 1
Wareneingang am 27.10. deckt den Termin
Wir nehmen Ihre Auftragserfassung am Bildschirm auf, mit den Mitarbeitern, die heute Aufträge anlegen, und an echten Bestellungen samt Sonderfällen. So werden auch die Regeln erfasst, die bisher nur im Kopf stehen.
Schon in der Testphase erfasst der Agent echte Bestellungen, mit Ihrer Freigabe. Danach zahlen Sie eine monatliche Gebühr, individuell festgelegt und flexibel kündbar.
Einführung
Ihre Kosten0 €
Mehraufwand Ihres Teams2 bis 3 Tage
Testphase
Ihre Kosten0 €
Mehraufwand Ihres Teamskein Mehraufwand
Nutzen sichtbar, dann zahlen
Betrieb
Ihre Kostenmonatliche Gebühr, flexibel kündbar
Mehraufwand Ihres Teamskein Mehraufwand
Sie beginnen mit der Bestellart, die die meiste Zeit kostet, etwa den Abrufen, und nehmen weitere dazu, wenn die ersten laufen. Die Auftragserfassung ist der erste Schritt der Auftragsabwicklung. Danach können weitere Agenten übernehmen, etwa in der Materialdisposition und der Versandabwicklung.
Der Agent arbeitet über die Schnittstelle Ihres bestehenden ERP-Systems. Sie brauchen kein neues ERP und keine eigenen Entwickler. Ihre Kunden bestellen weiter wie bisher, ohne Bestellportal und ohne EDI (Electronic Data Interchange).
Die Regeln, die heute einzelne Mitarbeiter kennen, sind nach der Einführung beim Agenten hinterlegt. Auch eine Vertretung kann Aufträge dann freigeben, weil der Entwurf zeigt, woher jeder Wert stammt und was jede Prüfung ergeben hat.
Der Agent nutzt die Schnittstelle Ihres ERP-Systems. Ob sie alles bietet, was die Auftragserfassung braucht, etwa Aufträge anlegen und ändern, Bestände und Wareneingänge lesen und Rahmenverträge zuordnen, klären wir vor dem Start.
Ja, aber keine, die Ihr ERP ersetzt. Der KI-Agent arbeitet über die Schnittstelle Ihres bestehenden ERP-Systems und legt Aufträge erst an, wenn Ihr Team freigegeben hat. Ein zusätzliches Programm für die Auftragserfassung brauchen Sie nicht, und Ihre Auftragsverwaltung bleibt in Ihrem ERP.
Dann legt er nichts an. Er zeigt Ihrem Team die Bestellung und markiert, was er nicht zuordnen konnte, etwa einen unbekannten Artikel oder eine fehlende Menge.
Nein. Der Agent findet Artikel auch bei abweichenden Schreibweisen. Wo eine einmalige Korrektur im Artikelstamm einfacher ist als eine Sonderregel, sagen wir Ihnen das bei der Einführung.
Ein Rahmenauftrag legt Menge und Preis für einen Zeitraum fest. Mit einem Abrufauftrag fordert der Kunde daraus eine Teilmenge zu einem Termin an. Auf einen Rahmenauftrag kommen oft viele Abrufe. Deshalb steckt in den Abrufen in der Regel die meiste Erfassungsarbeit.
Ja. Ob Auftragserfassung, Auftragseingang, Auftragsanlage, Auftragserstellung, Auftragsbearbeitung, Auftragsverarbeitung, Bestellerfassung oder Bestelleingang: Gemeint ist der Weg von der Bestellung des Kunden zum freigegebenen Auftrag in Ihrem ERP. Die Auftragsabwicklung reicht weiter, vom Auftragseingang über den Versand bis zur Rechnung. Die Auftragserfassung ist ihr erster Schritt.
Wir zeigen Ihnen an einem Abruf mit mehreren Positionen, wie aus E-Mail und PDF ein freigabefertiger Auftrag mit Auftragsbestätigung wird, und klären, was das für Ihr Unternehmen bedeutet.
Ihr Ansprechpartner