Versand­abwicklung mit Spedition automatisieren

Ein KI-Agent prüft, ob die Bestellung auf den LKW passt, wählt Spediteur und Frachtkosten aus Ihrer Frachtkostentabelle und bereitet Frachtauftrag, Abholtermin und Lieferschein vor.

Was an Kunden oder Spediteure geht, gibt vorher ein Mitarbeiter frei.

Termin vereinbaren
Versandplanung 26-04711 Kunde 30871

37085 GöttingenLiefertermin 22.10.2026Komplettladung

LKW-Auslastung34 von 34 Stellplätzen

  1. SpediteurSpediteur A, 690 €
  2. TermineLaden 21.10., Zustellung 22.10.
  3. Frachtauftrag56 Europaletten, Palettentausch

Frachtauftrag wartet auf Ihre Freigabe

Jede Lieferung wird von Hand gerechnet, beim Spediteur angemeldet und nachgehalten

Ist der Auftrag erfasst, fängt die Arbeit für den Versand erst an. Der Innendienst rechnet aus Menge und Packweise aus, wie viele Paletten die Bestellung ergibt, und prüft für jeden Artikel, ob seine Paletten gestapelt werden dürfen. Daraus ergeben sich die Stellplätze auf dem LKW. Passt die Bestellung nicht darauf, schreibt er dem Kunden und ändert den Auftrag nach dessen Antwort.

Dann sucht er in der Frachtkostentabelle den günstigsten Spediteur für die Region, trägt die Frachtkosten in den Auftrag ein und füllt die Excel-Vorlage für den Frachtauftrag aus: Auftragsnummer, Palettenzahl, Frachtpreis, Lade- und Zustelltermin, Palettentausch. Der Frachtauftrag geht per E-Mail an den Spediteur. Sagt er zu, kommt der Abholtermin in den Dispokalender. Zum Verladetag wird der Lieferschein freigegeben, nach der Abholung wird sie im Kalender abgehakt und ins Palettenkonto des Spediteurs eingetragen. Ob das bei Ihnen Versandabwicklung, Versandplanung oder Versandvorbereitung heißt: Für eine einzige Lieferung zieht sich das über mehrere Tage.

Vieles davon steht in keinem System. Welcher Spediteur einen Kunden fest fährt, wer keine großen LKW hat, welche Kunden immer weniger als einen LKW bestellen und welche Artikel stapelbar sind, wissen oft nur ein oder zwei Mitarbeiter. Lieferungen mit fernem Termin liegen als Merker im Kalender, und dass die Produktion fertig ist, erfährt der Innendienst auf Zuruf aus der Disposition.

Eine Lieferung, von Hand

Bei Auftragseingang

  1. Paletten und Stellplätze rechnenERP
  2. Kunden anschreibenE-Mail
  3. Auftrag ändernERP

Etwa eine Woche vor dem Liefertermin

  1. Günstigsten Spediteur suchenFrachtkostentabelle
  2. Frachtkosten eintragenERP
  3. Frachtauftrag ausfüllenExcel-Vorlage
  4. An den Spediteur sendenE-Mail
  5. Abholtermin eintragenDispokalender

Am Verladetag

  1. Lieferschein freigebenERP

Nach der Abholung

  1. Abholung abhakenDispokalender
  2. Paletten eintragenPalettenkonto

Dazwischen liegt die Lieferung als Merker im Kalender.

Wo es schnell gehen muss, entstehen Fehler, die erst später auffallen:

Ware, die nicht auf den LKW passt

Wird eine Palette als stapelbar gerechnet, die es nicht ist, etwa wegen ihrer Höhe, stimmt die Anmeldung nicht. Am Verladetag bleiben Paletten stehen.

Vergessene Anmeldungen

Eine Lieferung mit fernem Termin liegt als Merker im Kalender. Bleibt die Fertigmeldung aus der Produktion aus oder schaut niemand rechtzeitig darauf, ist kein LKW bestellt, wenn die Ware fertig ist.

Palettenkonten, die nicht stimmen

Paletten, die der Kunde gekauft hat, werden dem Spediteur belastet, oder mitgebrachte Tauschpaletten fehlen. Bei der monatlichen Abrechnung mit dem Spediteur passt das Konto dann nicht.

So wickelt der KI-Agent einen Versand ab

Der Frachtauftrag ist nur ein Teil der Arbeit, ein großer Teil steckt in den Prüfungen davor und im Nachhalten danach. Der Agent übernimmt beides, nach den Regeln Ihres Innendienstes und mit den Werkzeugen, die Sie heute nutzen.

Das erledigt der AgentDas entscheidet Ihr Team

  1. Versandart erkennen

    Sobald ein Auftrag angelegt ist, liest der Agent Lieferadresse, Liefertermin und Positionen. Aus Kundenstamm und Ihren Regeln ergibt sich, ob der Kunde Komplettladungen oder Stückgut bekommt und ob ein Spediteur fest vereinbart ist.

  2. Paletten und Stellplätze rechnen

    Je Position teilt er die Menge durch die Packweise, auch durch eine kundeneigene, und erhält die Palettenzahl. Mit der Stapelbarkeit aus dem Artikelstamm ermittelt er die Stellplätze: Doppelt stapelbare Paletten belegen zu zweit einen Stellplatz, nicht stapelbare und einzelne Paletten je einen. Die Summe vergleicht er mit der Kapazität des LKW, die Sie vorgeben.

  3. Ladung mit dem Kunden klären

    Passt die Bestellung nicht, bereitet er die E-Mail an den Kunden vor, mit Paletten, Stellplätzen und dem, was auf den LKW passt. Bleiben Stellplätze frei und ist Ware da, bietet er das Auffüllen an, außer der Kunde bestellt immer in dieser Größe. Nach der Antwort passt er die Mengen im Auftrag an.

  4. Spediteur und Frachtkosten bestimmen

    Aus Ihrer Frachtkostentabelle wählt er den günstigsten passenden Spediteur für Postleitzahl und Palettenzahl. Ihre Vorgaben gelten dabei, etwa ein Hausspediteur oder Fahrzeuggrößen. Die Frachtkosten für den Kunden trägt er nach Ihrer Preisregel in den Auftrag ein, in den Frachtauftrag kommt der Preis des Spediteurs.

  5. Zum richtigen Zeitpunkt anmelden

    Wann angemeldet wird, legen Sie fest, etwa eine Woche vor dem Liefertermin. Ist die Ware da und die Frist erreicht, meldet der Agent an. Liegt der Termin weiter weg oder muss noch produziert werden, setzt er einen Merker in den Dispokalender und meldet an, sobald die Frist erreicht ist oder die Disposition die Fertigstellung meldet.

  6. Frachtauftrag senden, Abholung eintragen

    Er füllt Ihre Frachtauftragsvorlage aus und legt bei Ware aus einem Außenlager die Pickliste dieses Lagers bei. Nach Freigabe geht der Frachtauftrag per E-Mail an den Spediteur, die Antwort ordnet er dem Auftrag zu. Mit der Zusage trägt er den Abholtermin in den Dispokalender ein und legt den Frachtauftrag am Auftrag ab.

  7. Verladung abschließen

    Zum Verladetag bereitet er den Lieferschein je Lager vor. Nach der Verladung vergleicht er die gescannte mit der angemeldeten Menge, hakt die Abholung im Kalender ab und trägt die Paletten in das Palettenkonto des Spediteurs ein. Danach meldet er den Auftrag zur Rechnung.

Ihr ERP neuer Auftrag, 14.10.2026

Auftrag 26-04711 vom 14.10.2026, Kunde 30871

Lieferadresse 37085 GöttingenLiefertermin 22.10.2026Versandart Komplettladung

PositionArtikelMenge
1Wandgehäuse 600 x 600 x 250320 Stück
2Standschrank 2000 x 800 x 60012 Stück
3Montageplatte 600 x 600250 Stück
4Sockel 100 mm40 Stück
  • Kundenstamm: kein fester Spediteur
  • Ihre Vorgabe: Sattelzug mit 34 Stellplätzen

Paletten und Stellplätze je Position

  1. 1 Wandgehäuse320 Stück, 8 je Palette 40Paletten 20Stellplätzedoppelt stapelbar
  2. 2 Standschrank12 Stück, 1 je Palette 12Paletten 12Stellplätzewegen der Höhe nicht stapelbar
  3. 3 Montageplatte250 Stück, 50 je Palette 5Paletten 3Stellplätzedoppelt, die fünfte einzeln
  4. 4 Sockel40 Stück, 40 je Palette 1Palette 1Stellplatz

Zusammen58Paletten36Stellplätze

Auf den LKW passen 34: 2 Stellplätze zu viel

Packweise und Stapelbarkeit aus dem Artikelstamm

An Kunde 30871 Ihre Bestellung, Auftrag 26-04711

„Ihre Bestellung ergibt 58 Paletten auf 36 Stellplätzen, auf den LKW passen 34. Möglich wären zum Beispiel 2 Standschränke weniger oder 4 Paletten Wandgehäuse weniger, das sind 32 Stück. Was dürfen wir kürzen?“

Entwurf, wartet auf Ihre Freigabegesendet FreigebenFreigegeben

Antwort von Kunde 30871: 2 Standschränke weniger

Position 2 auf 10 Stück, zusammen 56 Paletten auf 34 Stellplätzen

Frachtkostentabelle, Komplettladung, Postleitzahlgebiet 37

SpediteurFahrzeugPreis
Spediteur Dfährt keine Sattelzüge640 €
Spediteur ASattelzug690 €
Spediteur BSattelzug745 €
Spediteur CSattelzug812 €
  • In den Frachtauftrag: 690 €, der Preis des Spediteurs
  • In den Auftrag: Frachtkosten nach Ihrer Preisregel

Anmelden nach Ihrer Regel

Eine Woche vor dem Liefertermin, wenn die Ware da ist

  • 14.10.: Merker im Dispokalender, „noch anzumelden“
  • Ware im Hauptlager
  • Frist erreicht am 15.10.

Anmeldung beim Spediteur am 15.10.

Frachtauftrag Frachtauftrag_26-04711.xlsx
Auftrag
26-04711
Paletten
56 Europaletten
Frachtpreis
690 €
Laden
21.10.
Zustellung
22.10.
Palettentausch
über den Spediteur

Alle Positionen aus dem Hauptlager, keine Pickliste für ein Außenlager

An Spediteur A, wartet auf Ihre Freigabeper E-Mail an Spediteur A FreigebenFreigegeben

Spediteur A: Zusage für den 21.10.

Dispokalender Spediteur A, 21.10.: „56 Paletten, Kunde 30871, Göttingen“

Verladung am 21.10.

Lieferschein Hauptlagerangemeldet 56 Paletten

gescannt 56 von 56

  • Abholung im Dispokalender abgehakt
  • Palettenkonto Spediteur A: 56 abgeholt, 56 Tauschpaletten laut Palettenschein
  • Auftrag 26-04711 zur Rechnung gemeldet
Versandplanung in Arbeit zur Rechnung gemeldet
Auftrag
26-04711
Kunde
30871
Lieferadresse
37085 Göttingen
Liefertermin
22.10.2026
Versandart
Komplettladung, Sattelzug, 34 Stellplätze
PositionMengePalettenStellplätze
1 Wandgehäuse320 Stück4020
2 Standschrank12 Stück10 Stück12101210
3 Montageplatte250 Stück53
4 Sockel40 Stück11
Zusammen58563634

2 Stellplätze zu viel34 von 34 Stellplätzen, passt

Spediteur
Spediteur A, 690 €
Anmeldung
15.10., Frist erreicht
Abholung
21.10., Zusage im Kalender
Verladung
56 von 56 gescannt

Freigegeben von Ihrem Team

  • E-Mail an Kunden
  • Auftragsmengen
  • Frachtauftrag
  • Kalendereintrag
  • Lieferschein
  • Palettenkonto

Beispiel mit erfundenen Daten

Freigegeben wird an jeder Stelle, an der etwas Ihr Haus verlässt oder sich in Ihren Systemen ändert: E-Mail an den Kunden, Frachtauftrag, Änderung im Auftrag, Eintrag in Kalender oder Palettenkonto. Ihr Mitarbeiter sieht dabei zu jeder Zahl die Quelle und zu jeder Prüfung das Ergebnis.

Beispiel: Auftrag 26-04711

Ergebnis zur Freigabe

FeldEntwurf
VersandartKomplettladung laut Kundenstamm, Sattelzug mit 34 Stellplätzen nach Ihrer Vorgabe
PalettenPosition 1: 40 bei 8 Stück je Palette. Position 2: 12 bei 1 Stück je Palette. Position 3: 5 bei 50 Stück je Palette. Position 4: 1 bei 40 Stück je Palette. Zusammen 58 Paletten
StellplätzePosition 1: 20, doppelt stapelbar. Position 2: 12, wegen der Höhe nicht stapelbar. Position 3: 3, doppelt stapelbar, die fünfte Palette belegt einen eigenen Stellplatz. Position 4: 1. Zusammen 36, also 2 mehr, als auf den LKW passen
E-Mail an den Kunden„Ihre Bestellung ergibt 58 Paletten auf 36 Stellplätzen, auf den LKW passen 34. Möglich wären zum Beispiel 2 Standschränke weniger oder 4 Paletten Wandgehäuse weniger, das sind 32 Stück. Was dürfen wir kürzen?“
Nach der AntwortDer Kunde nimmt 2 Standschränke weniger. Position 2 auf 10 Stück, zusammen 56 Paletten auf 34 Stellplätzen
Spediteur und FrachtkostenSpediteur A, Komplettladung ins Postleitzahlgebiet 37 für 690 Euro laut Frachtkostentabelle, günstigster Spediteur für diese Strecke
FrachtauftragAuftrag 26-04711, 56 Europaletten, 690 Euro, Laden am 21.10., Zustellung am 22.10., Palettentausch über den Spediteur. Alle Positionen kommen aus dem Hauptlager, eine Pickliste für ein Außenlager entfällt
DispokalenderNach Zusage von Spediteur A: Eintrag in dessen Kalender am 21.10., „56 Paletten, Kunde 30871, Göttingen“, mit Auftragsnummer und Liefertermin 22.10.

Ob die E-Mail Vorschläge zur Kürzung enthält oder nur die Zahlen, legt Ihre Regel fest. Was gekürzt wird, entscheidet Ihr Kunde.

Sonderfälle in der Versandabwicklung

Kunden, die immer weniger als einen LKW bestellen

Bestellt ein Kunde regelmäßig 12 bis 15 Paletten, fragt der Agent nicht nach dem Auffüllen. Er wählt einen Spediteur, der solche Teilladungen günstig fährt, zum Staffelpreis aus Ihrer Frachtkostentabelle.

Stückgut über der Preisgrenze

Endet Ihre Stückgutliste bei einer bestimmten Palettenzahl, etwa wegen der Fahrzeuggröße, rechnet der Agent die Alternativen durch: zwei Stückgutsendungen am selben Tag oder eine Teilladung. Er schlägt die günstigere vor.

Ein Artikel ist erst später lieferbar

In der Regel geht eine Bestellung komplett raus, und der Liefertermin verschiebt sich. Will der Kunde die verfügbare Ware vorab, bereitet der Agent eine Komplettladung mit dem Verfügbaren und eine Stückgutsendung für den Rest vor. Ob so geliefert wird, entscheidet Ihr Team mit dem Kunden.

Spediteur sagt ab

In kurzen Wochen mit Feiertagen und auf langen Strecken kommt das häufiger vor. Der Agent schlägt den nächsten passenden Spediteur aus Frachtkostentabelle und früheren Lieferungen vor, beachtet dessen Fahrzeuggrößen und passt den Frachtauftrag an. Zahlt der Kunde die Fracht und wird es teurer, weist er auf die Frachtkosten im Auftrag hin.

Strecken ohne hinterlegten Preis

Fährt Ihr Hausspediteur eine Region nicht und ist kein Preis hinterlegt, bereitet der Agent Preisanfragen an mehrere Spediteure vor und vergleicht die Angebote mit Ihren üblichen Preisen für die Strecke. Liegt ein Angebot deutlich darüber, fragt er den nächsten an.

Ware im Außenlager beim Spediteur

Liegt ein Teil der Ware im Lager des Spediteurs, legt der Agent nach Ihrer Regel oder nach Rückfrage bei der Disposition fest, was von wo geladen wird, und erstellt die Pickliste für das Außenlager. Für jedes Lager bereitet er einen eigenen Lieferschein vor, die Rechnung fasst später beide zusammen.

Ferner Termin, offene Produktion, Vorkasse

Der Merker im Dispokalender bekommt einen Vermerk wie „wird produziert, Disposition meldet sich“ oder „noch anzumelden“, damit jede Vertretung den Stand sieht. Bleibt die Fertigmeldung aus, erinnert der Agent Ihr Team. Bei Vorkasse meldet er erst an, wenn die Buchhaltung den Zahlungseingang bestätigt.

Abweichungen am Verladetag

Werden statt 24 nur 22 Paletten gescannt, meldet der Agent die Abweichung, bevor die Rechnung entsteht. Ob nachgeladen oder weniger berechnet wird, entscheidet Ihr Team. Steht der LKW an der Rampe und die Ware fehlt, etwa nach einem Maschinenausfall in der Nacht, informiert er sofort den Innendienst und bereitet die Nachrichten an Spediteur und Kunden vor.

Palettentausch

Der Agent trägt die abgeholten Paletten vom Lieferschein ins Palettenkonto ein und die mitgebrachten Tauschpaletten vom Palettenschein. Fehlt der Schein, steht dort null. Hat der Kunde die Paletten gekauft, wird dem Spediteur nichts belastet.

Kundeneigene Packweisen und Höhen

Manche Kunden bekommen andere Stückzahlen je Palette oder haben eine Höchsthöhe, etwa wegen niedriger Regale oder Tore. Der Agent rechnet mit diesen Werten. Bestellt ein Kunde krumme Mengen, rundet er nach Ihrer Regel auf volle Paletten und bereitet den Hinweis an den Kunden vor.

So viel Arbeitszeit steckt heute in Ihrer Versandabwicklung

Rechenbeispiel

Gehen bei Ihnen täglich 12 Lieferungen per Spedition raus und braucht Ihr Team je Lieferung 20 Minuten für Stellplätze, Frachtkosten, Frachtauftrag, Kalender, Lieferschein und Palettenkonto, sind das 4 Stunden Sachbearbeitung pro Tag, also eine halbe Vollzeitstelle.

Kein Frachtauftrag und keine Kundennachricht ohne Freigabe

Der Agent schickt keinen Frachtauftrag, keine Preisanfrage und keine Nachricht an Kunden, die ein Mitarbeiter nicht freigegeben hat. Auch Mengen im Auftrag, Lieferscheine und Einträge in Kalender oder Palettenkonto ändert er erst nach Freigabe.

Die Verarbeitung läuft in Rechenzentren in der EU nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Anbieter des Sprachmodells nutzt Ihre Daten nicht für eigenes Training.

Frachtauftrag erstellt

Ihr Team

Freigeben

Spediteur A erhält den Frachtauftrag per E-Mail

  • Zu jeder Zahl die Quelle, etwa Packweise: Artikelstamm, 8 Stück je Palette oder Frachtpreis: Frachtkostentabelle, Spediteur A, Postleitzahlgebiet 37, und zu jeder Prüfung das Ergebnis
  • Lade- und Liefertermine schlägt der Agent vor. Zugesagt werden sie mit der Freigabe durch Ihr Team, und ob die Produktion rechtzeitig fertig wird, entscheidet weiter Ihre Disposition.
  • Jede Aktion des Agenten und jede Freigabe wird protokolliert.

Aufwand, Kosten und Ihre Systeme

Wir nehmen Ihre Versandabwicklung am Bildschirm auf, mit den Mitarbeitern, die heute Spediteure anmelden, und an echten Aufträgen samt Sonderfällen. So werden auch die Regeln erfasst, die bisher nur im Kopf stehen, etwa welcher Spediteur welche Kunden fährt. Über das gesamte Projekt rechnen Sie mit etwa 2 bis 3 Arbeitstagen Ihres Teams.

Einführung und Testphase sind kostenlos. Schon in der Testphase bereitet der Agent echte Lieferungen vor, mit Ihrer Freigabe. Danach zahlen Sie eine monatliche Gebühr, individuell festgelegt und flexibel kündbar.

Einführung

Ihre Kosten0 €

Mehraufwand Ihres Teams2 bis 3 Tage

Testphase

Ihre Kosten0 €

Mehraufwand Ihres Teamskein Mehraufwand

Nutzen sichtbar, dann zahlen

Betrieb

Ihre Kostenmonatliche Gebühr, flexibel kündbar

Mehraufwand Ihres Teamskein Mehraufwand

Schrittweise starten

Sie beginnen mit dem Schritt, der die meiste Zeit kostet, etwa Stellplätze und Frachtauftrag bei Komplettladungen, und nehmen Stückgut, Außenlager und Palettenkonto dazu, wenn die ersten Schritte laufen.

Kein neues System, keine Umstellung für Ihre Spediteure

Der Agent arbeitet über die Schnittstelle Ihres ERP-Systems und mit den Werkzeugen, die Sie heute nutzen: Frachtkostentabelle, Frachtauftragsvorlage, E-Mail-Postfach, Dispokalender, Palettenkonto. Sie brauchen kein neues ERP, kein Transportmanagementsystem (TMS) und keine eigenen Entwickler. Ihre Spediteure bekommen den Frachtauftrag weiter per E-Mail im gewohnten Format, ohne neues Portal.

Weniger Abhängigkeit von Einzelnen

Welcher Spediteur welche Strecke fährt, welche Artikel stapelbar sind und welche Kunden volle LKW bestellen, ist nach der Einführung beim Agenten hinterlegt. Auch eine Vertretung sieht am Auftrag, ob angemeldet ist, wer fährt und was noch offen ist.

Häufige Fragen

Funktioniert das mit unserem ERP-System?

Der Agent nutzt die Schnittstelle Ihres ERP-Systems. Für die Versandabwicklung braucht er Aufträge, Bestände mit Lagerort, Packweise und Stapelbarkeit aus dem Artikelstamm sowie Lieferscheine. Ob Ihre Schnittstelle all das lesen und schreiben kann, klären wir vor dem Start.

Brauchen wir dafür ein Transportmanagementsystem?

Nein. Der Agent arbeitet mit Frachtkostentabelle, Frachtauftragsvorlage, E-Mail und Kalender, so wie Ihr Team heute. Nutzen Sie bereits ein Transportmanagementsystem, klären wir die Anbindung vor dem Start.

Müssen wir Stapelbarkeit und Packweisen vorher vollständig pflegen?

Nein. Fehlt eine Angabe, fragt der Agent bei der ersten Bestellung nach und hinterlegt die Antwort für die nächsten. Wo eine einmalige Pflege im Artikelstamm einfacher ist, sagen wir Ihnen das bei der Einführung.

Was ist der Unterschied zwischen Komplettladung, Teilladung und Stückgut?

Bei einer Komplettladung fährt ein LKW nur Ihre Ware, meist zum Festpreis je Strecke. Stückgut sind einzelne Paletten, die der Spediteur mit Sendungen anderer Kunden bündelt und nach Palettenzahl und Postleitzahl abrechnet. Die Teilladung liegt dazwischen. Welche Versandart sich lohnt, hängt an Palettenzahl und Ziel, und genau das prüft der Agent bei jeder Bestellung.

Bei uns heißt das Speditionsauftrag. Ist das dasselbe?

Ja. Ob Frachtauftrag, Speditionsauftrag oder Transportauftrag: Gemeint ist die Anmeldung einer Sendung beim Spediteur mit Palettenzahl, Lade- und Zustelltermin. Den ganzen Ablauf nennen manche Versandabwicklung, andere Versandplanung, Versandvorbereitung oder Speditionsabwicklung. Die Prüfung, ob eine Bestellung auf den LKW passt, heißt auch Laderaumplanung.

Geht es auch um Paketversand?

Nein. Diese Seite beschreibt den Versand von Paletten per Spedition. Paketversand mit Labels und Paketdiensten ist ein eigenes Thema.

Sehen Sie in 30 Minuten, wie der Agent eine Lieferung für Ihren Spediteur vorbereitet

Wir zeigen Ihnen an einem Auftrag mit mehreren Positionen, wie aus Bestellmengen Stellplätze, Frachtkosten, Frachtauftrag und Kalendereintrag werden, und klären, was das für Ihr Unternehmen bedeutet.

Ludwig Ehrlinger

Ihr Ansprechpartner

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