Un agent IA lit les commandes et les appels de livraison dans les e-mails et les pièces jointes PDF, les vérifie comme le ferait votre administration des ventes et prépare la commande dans votre ERP.
Rien n’est créé ni confirmé tant qu’un collaborateur n’a pas validé.
4 projets de commande attendent votre validation
Chaque matin, 30 nouvelles commandes attendent dans la boîte mail partagée. La plupart arrivent en PDF depuis le système du client, certaines sous forme de liste Excel, quelques-unes dans un court e-mail qui indique l’article, la quantité et la date souhaitée. Que vous parliez de saisie, de création ou de traitement des commandes : votre équipe ressaisit chacune de ces commandes à la main dans l’ERP.
Une bonne partie de ce savoir ne figure dans aucun système. Souvent, seuls un ou deux collaborateurs savent quels clients ne reçoivent une confirmation de commande qu’en cas d’écart, ou quelle adresse de livraison passe par un compte client distinct. Quand ils sont en congé ou malades, les commandes restent en attente.
Dans l’urgence, des erreurs se glissent et ne se remarquent que plus tard :
Une modification de commande est saisie comme une nouvelle commande et la marchandise part deux fois.
Un nouveau contrat-cadre est entamé alors que l’ancien a encore une quantité ouverte. Dès lors, les quantités restantes ne sont plus les mêmes chez vous et chez le client.
Le stock semblait suffisant, mais il était déjà réservé pour d’autres commandes.
Ressaisir les données n’est qu’une partie du travail. Une grande part se trouve dans les vérifications qui précèdent. L’agent se charge des deux, selon les règles de votre administration des ventes.
Ce que fait l’agentCe que décide votre équipe
Appel de livraison 4500231877
Ligne 1
Référence 4410023
Coussinet 20 x 26 x 15
2 400 pièces à 41,50 € les 100 pièces
Date de livraison 06/11/2026
Appel sur contrat-cadre 118
Ligne 2
Référence 4410031
Clip de maintien zingué
1 200 pièces
Date de livraison 06/11/2026
Appel sur contrat-cadre 124
Vérifications
3 000 pièces en stock, dont 1 800 réservées pour d’autres commandes. La réception de 5 000 pièces le 27/10 couvre la date.
À l’attention du client 20417
Confirmation de commande pour votre appel de livraison 4500231877
| Ligne 1 | 300210 Coussinet 20 x 26 x 15 | 2 400 pièces | 06/11/2026 |
|---|---|---|---|
| Ligne 2 | 300214 Clip de maintien zingué | 1 200 pièces | 19/11/2026 |
Remarques
Votre règle détermine si la ligne 2 est confirmée avec la nouvelle date ou si toute la commande attend que le point soit clarifié. Au cas par cas, votre équipe décide lors de la validation.
Ligne 1StockContratPrix
Ligne 2nouvelle date
Exemple avec des données fictives
Essayez par vous-même : dans la démo en ligne, vous saisissez une commande, depuis l’e-mail jusqu’à sa création dans l’ERP.
Démo en ligne (s’ouvre dans un nouvel onglet)Si un deuxième e-mail arrive pour le même numéro de commande, l’agent modifie la commande existante au lieu d’en créer une seconde. Si la marchandise est déjà préparée ou livrée, il prépare la réponse au client.
Selon votre règle, chaque appel est imputé sur le bon contrat, par exemple d’abord sur le plus ancien encore ouvert. Si le client en indique un autre, l’agent explique l’écart dans la confirmation de commande. Si le contrat ne couvre pas toute la quantité, il confirme la quantité couverte et laisse le reste ouvert. S’il n’y a aucun contrat, la ligne est transmise à votre équipe.
L’agent propose la date réalisable la plus proche et prépare le message au client. Si le stock ne couvre qu’une partie de la quantité, il la répartit sur plusieurs dates de livraison.
Si un article est bloqué, par exemple à la suite d’une réclamation, l’agent ne confirme rien et montre à votre équipe le blocage et les notes associées. Si le client n’a pas encore validé les échantillons, il place la ligne sur la liste des dossiers en suspens.
Si un client écrit ses références avec d’autres séparateurs que votre ERP, ou s’il indique simplement « inox » là où la base articles indique « A2 », l’agent retrouve quand même l’article.
Si la réception d’un article est enregistrée sous une autre référence, par exemple comme pièce brute ou comme kit, l’agent vérifie la disponibilité sur cette référence.
Si les livraisons vers une usine à l’étranger passent par un compte client distinct, par exemple en raison du numéro de TVA intracommunautaire, l’agent choisit ce compte d’après l’adresse de livraison.
Certains clients ne reçoivent une confirmation de commande qu’en cas d’écart, d’autres arrondissent les prix à deux décimales. L’agent applique ces règles et ne signale que les vrais écarts.
L’agent les crée avec le numéro de contrat-cadre, l’article, la quantité et le prix, et les laisse ouvertes. Le chiffrage, la durée et la confirmation restent du ressort de votre équipe.
Exemple de calcul
Si vous recevez 30 commandes par jour et que votre équipe passe 8 minutes sur chacune, cela représente 4 heures de travail administratif par jour, soit un demi-poste à temps plein.
L’agent ne crée ni ne modifie dans l’ERP aucune commande qu’un collaborateur n’a pas validée. Les confirmations de commande et les messages aux clients ne partent, eux aussi, qu’après validation.
L’agent propose les dates de livraison. C’est la validation par votre équipe qui les engage, car vous restez responsable vis-à-vis du client.
Le traitement a lieu dans des centres de données situés dans l’UE, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), avec un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Le fournisseur du modèle de langage n’utilise pas vos données pour son propre entraînement.
Projet de commande créé
Votre équipe
ValiderCommande dans l’ERP, le client 20417 reçoit la confirmation de commande
Quantité : commande du client, ligne 1
La réception du 27/10 couvre la date
Nous enregistrons votre saisie des commandes à l’écran, avec les collaborateurs qui créent les commandes aujourd’hui, sur de vraies commandes, cas particuliers compris. Nous recueillons ainsi aussi les règles qui, jusqu’ici, n’existent que dans les têtes.
Nous maintenons les frais de mise en place à un niveau modeste et les convenons avec vous avant le démarrage. Dès la phase de test, l’agent saisit de vraies commandes, avec votre validation. Ensuite, vous payez une redevance mensuelle, fixée au cas par cas et résiliable avec souplesse.
Mise en place
Charge en plus pour votre équipe2 à 3 jours
Phase de test
Charge en plus pour votre équipeaucune
Bénéfice visible, puis abonnement
Exploitation
Vos coûtsredevance mensuelle adaptée aux PME et ETI, résiliable avec souplesse
Charge en plus pour votre équipeaucune
Vous commencez par le type de commande qui prend le plus de temps, par exemple les appels de livraison, et vous en ajoutez d’autres une fois les premiers en service. La saisie des commandes est la première étape du traitement des commandes. D’autres agents peuvent ensuite prendre le relais, par exemple pour la planification des matières et la gestion des expéditions.
L’agent passe par l’interface (API) de votre ERP existant. Vous n’avez besoin ni d’un nouvel ERP ni de vos propres développeurs. Vos clients continuent de commander comme avant, sans portail de commande et sans EDI (échange de données informatisé).
Les règles que seuls certains collaborateurs connaissent aujourd’hui sont enregistrées dans l’agent après la mise en place. Un remplaçant peut alors valider les commandes lui aussi, car le projet montre d’où vient chaque valeur et ce qu’a donné chaque vérification.
L’agent utilise l’interface (API) de votre ERP. Avant le démarrage, nous vérifions qu’elle offre tout ce dont la saisie des commandes a besoin, par exemple créer et modifier des commandes, lire les stocks et les réceptions de marchandises, et affecter les appels aux contrats-cadres.
Oui, mais pas un logiciel qui remplace votre ERP. L’agent IA passe par l’interface (API) de votre ERP existant et ne crée les commandes qu’une fois que votre équipe les a validées. Vous n’avez pas besoin d’un programme supplémentaire pour la saisie des commandes, et la gestion de vos commandes reste dans votre ERP.
Dans ce cas, il ne crée rien. Il montre la commande à votre équipe et signale ce qu’il n’a pas pu rapprocher, par exemple un article inconnu ou une quantité manquante.
Non. L’agent retrouve les articles même lorsqu’ils sont écrits différemment. Là où une correction ponctuelle dans la base articles est plus simple qu’une règle particulière, nous vous le disons lors de la mise en place.
Une commande-cadre fixe la quantité et le prix pour une période donnée. Par un appel de livraison, le client en demande une partie pour une date précise. Une commande-cadre est souvent suivie de nombreux appels. C’est pourquoi les appels représentent en général l’essentiel du travail de saisie.
Oui. Saisie des commandes, réception des commandes, création de commandes, enregistrement des commandes, intégration des commandes ou prise de commande : il s’agit toujours du chemin qui mène de la commande du client à une commande validée dans votre ERP. Le traitement des commandes va plus loin, de la réception de la commande jusqu’à l’expédition et à la facture. La saisie des commandes en est la première étape.
À partir d’un appel de livraison de plusieurs lignes, nous vous montrons comment un e-mail et un PDF deviennent une commande prête à valider, avec sa confirmation de commande, et nous voyons ensemble ce que cela signifie pour votre entreprise.
