Een AI-agent leest bestellingen en afroepen uit e-mails en pdf-bijlagen, controleert ze zoals uw binnendienst dat doet en bereidt de order in uw ERP voor.
Er wordt pas iets aangemaakt en bevestigd als een medewerker het goedkeurt.
4 orderconcepten wachten op uw goedkeuring
Elke ochtend staan er 30 nieuwe bestellingen in de gedeelde mailbox. De meeste komen als pdf uit het systeem van de klant, sommige als Excel-lijst, een paar als korte e-mail met artikel, hoeveelheid en gewenste datum in de tekst. Of u het nu orderinvoer, orderaanmaak of orderbehandeling noemt: elke bestelling voert uw team met de hand in het ERP in.
Veel daarvan staat in geen enkel systeem. Welke klanten alleen bij afwijkingen een orderbevestiging krijgen of welk afleveradres onder een eigen debiteur valt, weten vaak maar één of twee medewerkers. Zijn zij met vakantie of ziek, dan blijven bestellingen liggen.
Waar het snel moet gaan, ontstaan fouten die pas later opvallen:
Een bestelwijziging wordt als nieuwe bestelling ingevoerd en de goederen gaan twee keer de deur uit.
Er wordt al van een nieuw raamcontract afgeroepen, terwijl in het oude nog een hoeveelheid openstaat. Daarna komen de resthoeveelheden bij u en bij de klant niet meer overeen.
De voorraad leek voldoende, maar was al gereserveerd voor andere orders.
Het overtypen is maar een deel van het werk, een groot deel zit in de controles vooraf. De agent neemt beide over, volgens de regels van uw binnendienst.
Dit doet de agentDit beslist uw team
Afroeporder 4500231877
Positie 1
Materiaalnummer 4410023
Lagerbus 20 x 26 x 15
2.400 stuks à € 41,50 per 100 stuks
Leverdatum 06-11-2026
Afroep uit raamcontract 118
Positie 2
Materiaalnummer 4410031
Borgklem, verzinkt
1.200 stuks
Leverdatum 06-11-2026
Afroep uit raamcontract 124
Controles
3.000 stuks op voorraad, waarvan 1.800 gereserveerd voor andere orders. De goederenontvangst van 5.000 stuks op 27 oktober dekt de datum.
Aan klant 20417
Orderbevestiging voor uw afroeporder 4500231877
| Positie 1 | 300210 Lagerbus 20 x 26 x 15 | 2.400 stuks | 06-11-2026 |
|---|---|---|---|
| Positie 2 | 300214 Borgklem, verzinkt | 1.200 stuks | 19-11-2026 |
Opmerkingen
Of positie 2 met de nieuwe datum wordt bevestigd of de hele order wacht tot alles is opgehelderd, legt uw regel vast. In een individueel geval beslist uw team bij de goedkeuring.
Positie 1VoorraadContractPrijs
Positie 2nieuwe datum
Voorbeeld met fictieve gegevens
Probeer het zelf: in de online demo voert u een bestelling in, van de e-mail tot de order.
Online demo (opent in een nieuw tabblad)Komt er voor hetzelfde bestelnummer een tweede e-mail binnen, dan wijzigt de agent de bestaande order in plaats van een tweede aan te maken. Zijn de goederen al verzameld of geleverd, dan bereidt hij het antwoord aan de klant voor.
Elke afroep wordt volgens uw regel op het juiste raamcontract geboekt, bijvoorbeeld eerst op het oudste openstaande. Noemt de klant een ander contract, dan legt de agent het verschil uit in de orderbevestiging. Dekt het contract de hoeveelheid niet, dan bevestigt hij wat gedekt is en houdt hij de rest open. Is er helemaal geen contract, dan gaat de positie naar uw team.
De agent stelt de vroegst mogelijke datum voor en bereidt het bericht aan de klant voor. Is de voorraad maar voor een deel voldoende, dan verdeelt hij de hoeveelheid over meerdere leverdata.
Is een artikel geblokkeerd, bijvoorbeeld vanwege een klacht, dan bevestigt de agent niets en toont hij uw team de blokkade met de bijbehorende notities. Heeft de klant het monster nog niet goedgekeurd, dan zet hij de positie op de lijst met openstaande gevallen.
Schrijft een klant zijn nummers met andere scheidingstekens dan uw ERP, of noemt hij alleen “roestvast staal” waar in de artikelstam “A2” staat, dan vindt de agent het artikel toch.
Wordt de goederenontvangst van een artikel onder een ander artikelnummer geboekt, bijvoorbeeld als halffabricaat of bouwpakket, dan controleert de agent de beschikbaarheid daar.
Loopt de levering aan een fabriek in het buitenland via een eigen debiteur, bijvoorbeeld vanwege het btw-identificatienummer, dan kiest de agent die debiteur op basis van het afleveradres.
Sommige klanten krijgen alleen bij afwijkingen een orderbevestiging, andere ronden prijzen af op twee decimalen. De agent past deze regels toe en meldt alleen echte afwijkingen.
De agent maakt ze aan met raamcontractnummer, artikel, hoeveelheid en prijs en laat ze open. Calculatie, looptijd en bevestiging blijven bij uw team.
Rekenvoorbeeld
Komen er dagelijks 30 bestellingen bij u binnen en heeft uw team per bestelling 8 minuten nodig, dan is dat 4 uur administratief werk per dag, dus een halve voltijdbaan.
De agent maakt in het ERP geen order aan en wijzigt er ook geen die een medewerker niet heeft goedgekeurd. Orderbevestigingen en berichten aan klanten gaan eveneens pas na goedkeuring de deur uit.
Leverdata stelt de agent voor. Toegezegd worden ze pas als uw team ze goedkeurt, want de verantwoordelijkheid tegenover de klant blijft bij u.
De verwerking vindt plaats in datacenters in de EU volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), met een verwerkersovereenkomst. De aanbieder van het taalmodel gebruikt uw gegevens niet voor zijn eigen training.
Orderconcept aangemaakt
Uw team
GoedkeurenOrder in het ERP, klant 20417 ontvangt de orderbevestiging
Aantal: bestelling, positie 1
Goederenontvangst op 27 okt. dekt de datum
We nemen uw orderinvoer op het scherm op, met de medewerkers die nu orders aanmaken, aan de hand van echte bestellingen inclusief uitzonderingen. Zo leggen we ook de regels vast die tot nu toe alleen in iemands hoofd zitten.
Het bedrag voor de implementatie houden we klein en spreken we voor de start af. Al in de testfase voert de agent echte bestellingen in, met uw goedkeuring. Daarna betaalt u een maandelijkse vergoeding, individueel vastgesteld en flexibel opzegbaar.
Implementatie
Extra werk voor uw team2 tot 3 dagen
Testfase
Extra werk voor uw teamgeen extra werk
Resultaat zichtbaar, dan abonnement
Gebruik
Uw kostenmaandelijkse vergoeding afgestemd op middelgrote bedrijven, flexibel opzegbaar
Extra werk voor uw teamgeen extra werk
U begint met het soort bestelling dat de meeste tijd kost, bijvoorbeeld de afroepen, en neemt er meer bij zodra de eerste goed lopen. De orderinvoer is de eerste stap van de orderafhandeling. Daarna kunnen andere agenten het werk overnemen, bijvoorbeeld bij de materiaalplanning en de verzendafhandeling.
De agent werkt via de koppeling van uw bestaande ERP-systeem. U hebt geen nieuw ERP nodig en geen eigen ontwikkelaars. Uw klanten bestellen zoals ze gewend zijn, zonder bestelportaal en zonder EDI (elektronische gegevensuitwisseling).
De regels die nu alleen bepaalde medewerkers kennen, zijn na de implementatie bij de agent vastgelegd. Ook een vervanger kan dan orders goedkeuren, omdat het concept laat zien waar elke waarde vandaan komt en wat elke controle heeft opgeleverd.
De agent gebruikt de koppeling van uw ERP-systeem. Voor de start controleren we of die alles biedt wat de orderinvoer nodig heeft, zoals orders aanmaken en wijzigen, voorraden en goederenontvangsten lezen en raamcontracten toewijzen.
Ja, maar geen software die uw ERP vervangt. De AI-agent werkt via de koppeling van uw bestaande ERP-systeem en maakt orders pas aan als uw team ze heeft goedgekeurd. Een extra programma voor de orderinvoer hebt u niet nodig en uw orderbeheer blijft in uw ERP.
Dan maakt hij niets aan. Hij toont uw team de bestelling en markeert wat hij niet kon toewijzen, bijvoorbeeld een onbekend artikel of een ontbrekende hoeveelheid.
Nee. De agent vindt artikelen ook als ze anders geschreven zijn. Waar een eenmalige correctie in de artikelstam eenvoudiger is dan een aparte regel, zeggen we u dat tijdens de implementatie.
Een raamorder legt hoeveelheid en prijs voor een bepaalde periode vast. Met een afroeporder vraagt de klant daaruit een deel van die hoeveelheid op voor een bepaalde datum. Op één raamorder volgen vaak veel afroepen. Daarom zit in de afroepen meestal het meeste invoerwerk.
Ja. Of u het nu orderinvoer, orderontvangst, orderaanmaak, orderregistratie, orderbehandeling, orderverwerking, bestelinvoer of bestelontvangst noemt: het gaat om de weg van de bestelling van de klant naar de goedgekeurde order in uw ERP. De orderafhandeling gaat verder, van de orderontvangst via de verzending tot de factuur. De orderinvoer is daarvan de eerste stap.
Aan de hand van een afroep met meerdere posities laten we u zien hoe uit een e-mail en een pdf een order wordt die klaar is voor goedkeuring, met de bijbehorende orderbevestiging, en bespreken we wat dat voor uw bedrijf betekent.
